Liderazgo financiero en la industria hotelera: los 10 principales IMPRESCINDIBLES Separación de funciones y controles

En su hotel, los controles internos son un elemento crítico para el negocio que debe tener y funcionar bien para proteger adecuadamente sus activos. Si omite estos controles, se está dejando completamente expuesto al fraude, y odio usar esa palabra.

Así es. Es mucho más probable que las personas que trabajan para usted le roben si no protege lo que es suyo con controles apropiados y efectivos. Este hecho es simplemente la realidad de los negocios y el mundo está lleno de historias de terror de aquellos que han confiado demasiado.

Como dijo Theodore Roosevelt, “El riesgo es como el fuego: si se controla, te ayudará, si no se controla, alcanzará y te destruirá”.

Todo esto puede sonar sucio y desalentador, pero no tiene por qué serlo. Aquí te compartiré los 10 controles más importantes que puedes y debes tener en tu hotel.

Todo en los negocios es un compromiso. Cambiamos nuestros esfuerzos por mejores resultados. Haz que trabajen para ti y conserva más de lo que es tuyo.

Cuando se trata de controles, es importante recordar siempre la necesidad de separación para que el control sea efectivo. Esto también es posible en pequeñas empresas, solo hay que ser creativo y prestar atención a los detalles.

Número 1 – Bandeja de entrada

Asegúrese de que alguien en una posición neutral sea quien reciba y abra el correo. Alguien que no tiene responsabilidades contables. Asegúrese de que mantengan una lista de los pagos recibidos cada día. Envíe una copia de esta lista a Contabilidad con los cheques. Los pagos se registran por separado y se pueden verificar. Omita este paso y la persona que recibe el dinero por correo es libre de jugar con su dinero.

Número 2 - Vacaciones

Es de misión crítica asegurarse de que todos sus gerentes tomen vacaciones anuales. Durante su ausencia, asegúrese de que una persona responsable lleve a cabo sus funciones y que estas no queden en manos del turista a su regreso. Esto ayudará a garantizar que tenga cierto nivel de redundancia y debería darle una idea de lo que están haciendo.

Número 3 - Recuentos de flotadores sorpresa

La mayoría de los hoteles confían a su personal de recepción un fondo de caja. Cuando se emite el flotador, se debe firmar, fechar y certificar un "Contrato de flotador". El contrato debe incluir el nombre del nadador, fecha y talla. También debe contener una frase que indique que el flotador es propiedad de la empresa y está sujeto a un cómputo periódico independiente. Si decide que es una fecha de conteo flotante, no se lo diga a nadie y solo reúnase con su empleado antes de su turno y cuente su efectivo.

Registre el conteo en una hoja de conteo o en una hoja de conteo con los nombres, fechas y firmas tanto del encargado del conteo como del flotador. Cuando el conteo de flotación se queda corto, debe averiguar por qué y manejar la situación de manera adecuada.

Número 4 - Uso de Órdenes

El uso de pedidos no está reservado solo a los grandes hoteles. Si confía a sus gerentes la compra de bienes y servicios, deben usar órdenes de compra. Tampoco necesita un sistema informático. Puede encontrar formularios NCR de tres partes en línea. Así que ordene hoy. Si hay pedidos, no se pedirá nada hasta que usted apruebe el pedido. Una vez aprobado y pedido, una copia va a Entrada de mercancías, una segunda a Cuentas por pagar y la tercera se queda con la persona/departamento que hace el pedido. Asegúrese de que el pedido incluya el nombre del proveedor, la descripción y el precio con una extensión total general. El pedido debe compararse una vez recibido el pedido y el pago. De esa manera, a partir de la copia de seguridad de las cuentas por pagar, sabrá que el artículo que está pagando ha sido planificado y aprobado.

Número 5 - Partido de tres vías

Inmediatamente después de usar órdenes viene el partido de tres vías. La coincidencia triple garantiza que no pague por algo que no ha recibido o aprobado. El proceso es el control más importante para la compra, y puede leer la historia completa en un artículo anterior aquí.

Número 6 - Saldo diario de PMS

Es de sentido común asegurarse de que las ganancias coincidan con las ganancias y que usted conserve todas sus ganancias, y especialmente asegurarse de que llegue al banco. Pero muchos no lo hacen, o se lo dejan a otra persona.

Número 7 – Transferencias electrónicas

Tratar el uso de transferencias bancarias como medio de pago con las mayores restricciones posibles. El uso de transferencias de dinero en línea es conveniente y puede ser muy seguro siempre que las transacciones y el uso de los tokens estén controlados adecuadamente. Busque pagos regulares que se realicen fácilmente sin revisión ni aprobación individual.

Número 8: conciliaciones de balance

Conciliar mensualmente todo tu balance no es un lujo, ni es algo para olvidar y dejar en manos de tu contador. Si ese es tu modus operandi, estoy dispuesto a apostar que hay una bomba esperando a explotar en tu cara. Para los hoteleros, el balance se olvida a menudo. Solo espere hasta que venda su hotel, entonces el llanto comienza cuando se da cuenta de que los libros no están equilibrados. La escasez provendrá de sus ganancias. Se requiere una revisión mensual regular de sus cuentas y la posición general de su negocio. ¡No duermas en el mostrador!

Número 9 – Contracargos

Las devoluciones de cargo de tarjetas de crédito son un hecho de la vida. El procesamiento adecuado y oportuno de las devoluciones de cargo es crucial para garantizar que sus pérdidas se minimicen. Aquí hay un consejo profesional: envíeme un correo electrónico y solicite una copia gratuita de mi herramienta de conciliación diaria de tarjetas de crédito.

Número 10 - Uso de tarjetas de crédito para compras

Por último, pero no menos importante, está el uso de tarjetas de crédito para la compra de bienes y servicios para su hotel. El uso de tarjetas de crédito es ciertamente conveniente, pero debe controlarse y monitorearse estrictamente. Si simplemente paga el saldo de su tarjeta de crédito todos los meses, le garantizo que los usuarios aprovecharán lo que la tarjeta puede hacer. Asegúrese de que cada elemento de la tarjeta de crédito tenga un gasto legítimo asociado. Asegúrese de que los recibos reales coincidan con las líneas de tarjetas de crédito. Cosas como la gasolina y los comestibles son tan fáciles de manipular.

Bueno, ahí lo tienes. Mi top 10. Y recuerda, los controles internos en tu hotel no son solo para marcas y grandes empresas. Puede crear un conjunto de políticas que funcionen para usted y ayudar a garantizar que sus activos estén controlados adecuadamente. Obtén más información sobre mis guías de pólizas y una cotización gratis aquí.

En Hotel Financial Coach, ayudo a los gerentes y equipos de hoteles con capacitación en liderazgo financiero, seminarios web y talleres. Aprender y aplicar las habilidades de liderazgo financiero necesarias es la vía rápida hacia un mayor éxito profesional y una mayor riqueza personal. Mejoro significativamente los resultados individuales y de equipo con un retorno de inversión comprobado.

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